Sonntag, 3. Juli 2022
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Hybrider Mailroom – Der Weg zur neuen Poststelle

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Hybrider Mailroom – Der Weg zur neuen Poststelle

Sie sitzen im Homeoffice und Ihre Post wird weiterhin zur Firma gesendet? Kein Einzelfall, seitdem immer mehr Unternehmen dazu übergehen dezentral zu arbeiten. Dabei sind die fristgerechte Zustellung und Bearbeitung von Geschäftsbriefen von größter Wichtigkeit. Ob digitale oder analoge Post es gilt die Geschäftskontinuität aufrechtzuhalten.

Die Anforderungen an die unternehmensinternen Poststellen können recht unterschiedlich ausfallen. Allen Unternehmen ist jedoch gemein, dass sie noch viele Jahre lang sowohl Post auf physischem als auch auf elektronischem Weg parallel zugeschickt bekommen werden. Obwohl der Anteil physischer Briefe rückläufig ist, gehören sie auch weiterhin zum festen Bestandteil der Kundenkommunikation der Unternehmen – als Rechnung, Mahnung, Produktwerbung oder Aktion. Da unsere Arbeitsweise zudem immer mobiler wird, benötigen Unternehmen auch Poststellen-Lösungen, die dezentral tätige Mitarbeiter und mehrere Standorte unterstützen können.

Hybride Poststellen sind gefragt
Unternehmensinterne Poststellen haben oft Mühe eine hybride digital-physische Umgebung zu bewältigen, da sie meist mit isolierten Prozessen arbeiten. Doch wenn das Dokumentenmanagement hybride Lösungen braucht, um Briefe und digitale Zustellwege unter einen Hut zu bringen, müssen Unternehmen mehr tun, als die beiden Silos Print und Digital jeweils für sich zu optimieren. Hybride Mailrooms – die physische Postströme und digitale Dokumente in einer integrierten Lösung verarbeiten – sind die Antwort. Und genau das setzen Unternehmen mit Hilfe von Dienstleistern wie Swiss Post Solutions (SPS) vermehrt um.

SPS ist mit über 600 Mailrooms weltweit die größte Mailroom-Betreiberin und bearbeitet jedes Jahr rund 120 Millionen Postsendungen für Unternehmen aus zahlreichen Branchen. Ob die Verwaltung der physischen Poststelle vor Ort oder von einem zentralen externen Standort aus – SPS wird allen Anforderungen an das Mailroom Management gerecht und verschafft Unternehmen Zugang zu neuesten Technologien und Prozessinnovationen. Zahlreiche Tools und Services, wie z. B. das Tracking von Sendungen, Kurierverwaltung oder Augmented Reality Lösungen, schaffen effiziente, durchgängige Prozesse.

Daneben stellen digitale Poststellenservices einen wichtigen Schritt auf dem Weg zum Büro der Zukunft dar. SPS scannt, kategorisiert und klassifiziert die Post, digitalisiert die Prozesse für die Eingangs- und Ausgangspost und schafft so einen vollständig elektronischen Workflow. Über eine sichere E-Mail-Plattform gelangen Informationen in Sekundenschnelle direkt an den Empfänger im Unternehmen. So können Mitarbeiter von jedem Ort und rund um die Uhr sicher auf ihre Post zugreifen.

Bild: Swiss Post Solutions

Die Verwaltung der gesamten Kommunikation in einer einzigen Lösung ermöglicht es Unternehmen, in einer hybriden Poststellenumgebung mit maximaler Effizienz zu arbeiten. SPS nutzt dabei ihr umfassendes Fachwissen, um ihre Kunden konsequent mit Best-in-Class-Services, höchsten Qualitätsstandards und attraktiven Kostenstrukturen zu unterstützen.

Von der traditionellen Poststelle zum modernen Service-Center
Neben Standardservices für die Poststelle, bietet SPS vielfältige individuelle on-demand Services an, die via QR-Codes oder Bestelltabletts abgerufen werden können. Angefangen bei Botengängen, können aus einem vordefinierten Portfolio Büro-Artikel wie Papier, Toner, aber auch Toiletten-Papier oder frische Geschirrhandtücher für die Büroküche bestellt und geliefert werden. Mit der einzigartigen Druck- und Versandlösung PriMailOne muss der Mitarbeiter sich nicht mehr selbst um den Druck und die Kuvertierung von Briefen kümmern. Die Post wird standortunabhängig über einen eigenen Zugang zum Druck und Versand in Auftrag gegeben und zentral auf dem Print-System von SPS ausgedruckt. Das spart nicht nur Versand- und Prozesskosten, sondern auch Zeit in den Abteilungen. Die Poststelle entwickelt sich so zum Service-Center für unterschiedlichste Dienstleistungen, eine Voraussetzung für ihren effizienten Betrieb.

Oliver Wibbe
Geschäftsführer
Swiss Post Solution GmbH
Tel.: +49 (0) 951 9168 200
sps.de@swisspost.com
www.swisspostsolutions.de

iffm

www.iffm.eu

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Ingo Greve
E-Mail ingo.greve@iffm.eu
Tel +49 30 4434 1188

PlanD

pland.app

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Karl Singer
E-Mail karl.singer@pland.app
Tel +49 40 87407288
Mobil +49 1515 0049011

HSD Händschke

www.haendschke.de

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Arkadius Bartod
E-Mail arkadius.bartod@haendschke.de
Tel 0173-7547199

Verband für die Digitalisierung
im Immobilienbetrieb, CAFM RING e. V

www.cafm-ring.de

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Mahmut Tümkaya
1. Vorsitzender
E-Mail vorstand@cafmring.de

Add-Onn

www.add-onn.com

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Marc Wetzelaer
Tel +31 653913748
E-Mail marc@add-onn.com

Disruptive Technologies

www.disruptive-technologies.com

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Thomas Casper Nielsen
Tel +45 5122 0202
E-Mail Thomas.nielsen@disruptive-technologies.com

pit – cup GmbH

www.pit.de

Ansprechpartnerin für Terminvereinbarungen:
Birgit Ostertag
Tel 06221 5393-0
E-Mail birgit.ostertag@pit.de oder info@pit.de

DALUX Germany GmbH

DALUX Germany GmbH

www.dalux.com

Ansprechpartnerin für Terminvereinbarungen:
Mareike Hoffmann
FM Customer Success Manager (D-A-CH)
Mobil : +49 160 932 80000
Email : mah@dalux.com

 

Planon

www.planonsoftware.com

Ansprechpartnerin für Terminvereinbarungen:
Annegret Anhalt
Tel +49 69 244 50 39 94
E-Mail annegret.anhalt@planonsoftware.com

 

VertiGIS Logo

VertiGIS

www.vertigis.com

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Christoph Kiedl
Head of Sales Austria
Tel +43 5 9908-241
Mobil +43 664 6140140
E-Mail christoph.kiedl@vertigis.com

 

GEFMA

GEFMA

www.gefma.de

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Prof. Dr. Michael May
AK Digitalisierung
E-Mail m.may@htw-berlin.de

Matthias Mosig
AK Digitalisierung
E-Mail matthias.mosig@tuvsud.com

Rödl & Partner

www.roedl.de

Ansprechpartnerin für Terminvereinbarungen:
Peggy Kretschmer
Tel   +49 911 9193 3502
Mobil  +49 171 112 3502
E-Mail peggy.kretschmer@roedl.com

SPARTACUS Facility Management

www.spartacus-fm.de

Ansprechpartnerin für Terminvereinbarungen:
Charley Möckel
Tel +49 (3764) 4000-120
E-Mail Charley.Moeckel@nupis.de

CREM SOLUTIONS

www.crem-solutions.de

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Martin Kelm
Leiter Smart Building Solutions
Tel +49 2102 5546 230
Mobil +49 152 5455 0230
E-Mail mkelm@crem-solutions.de

EBCsoft-EWERK GruppeEBCsoft GmbH

www.ebcsoft.de

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Rainer Splitt
Tel +49 341 2566830
E-Mail info@ebcsoft.de

INCATEC SolutionInCaTec Solution GmbH

www.incatecsolution.de

Ansprechpartner für Terminvereinbarungen:
Markus Hilmes
Tel +49 251 981-63691
E-Mail  m.hilmes@incatecsolution.de

Loy & Hutz creating futureLoy & Hutz

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affinis AG

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